Εσύ διαθέτεις οργανωτικές δεξιότητες;
Οι οργανωτικές δεξιότητες είναι ιδιαίτερα σημαντικές για το βιογραφικό σου, και κυρίως για την επίδοσή σου σε μία θέση εργασίας. Είτε διεκδικείς μία θέση που απαιτεί σύνθετο προγραμματισμό και διαχείριση χρόνου, είτε στοχεύεις σε εργασίες με πολλούς παράλληλους στόχους, οι οργανωτικές δεξιότητες μπορούν να κάνουν τη διαφορά στο βιογραφικό σου.
Στο τέλος του άρθρου θα γνωρίζεις ποιες είναι οι βασικές οργανωτικές δεξιότητες, αλλά και ποια είναι τα επαγγέλματα που τις χρειάζονται περισσότερο.
Τι είναι οι οργανωτικές δεξιότητες;
Οργανωτικές δεξιότητες είναι οι δεξιότητες που σε βοηθάνε να εργάζεσαι αποτελεσματικά, και να διαχειρίζεσαι έξυπνα τους πόρους, ανθρώπινους, οικονομικούς ή υλικούς. Ένας εργαζόμενος που κατέχει οργανωτικές δεξιότητες, εργάζεται αποδοτικά, ολοκληρώνει τις εργασίες του μέσα στο χρονικό πλαίσιο που έχει τεθεί, και διαχειρίζεται παραγωγικά τον χρόνο του και την ενέργειά του.
Γιατί είναι σημαντικές οι οργανωτικές δεξιότητες;
Οι οργανωτικές δεξιότητες σου επιτρέπουν να είσαι παραγωγικός, και να πετυχαίνεις τους προσωπικούς σου στόχους, αλλά και τους ομαδικούς, όταν ηγείσαι εσύ μίας ομάδας. Στον κόσμο των επιχειρήσεων, τα αποτελέσματα μετράνε, είτε μας αρέσει είτε όχι, και οι οργανωτικές δεξιότητες θα σε βοηθήσουν να πετύχεις τα αποτελέσματα που επιζητούν οι εργοδότες.
Για το λόγο αυτό, οι οργανωτικές δεξιότητες είναι ιδιαίτερα σημαντικές και για το βιογραφικό σου. Σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα της Εθνικής Ένωσης Κολλεγίων και Εργοδοτών, το 45% των recruiters αναζητά τις οργανωτικές δεξιότητες στα βιογραφικά των εργαζομένων. Ας δούμε λοιπόν ποιες είναι αυτές, και πώς μπορείς να τις αναπτύξεις.
8 οργανωτικές δεξιότητες για το βιογραφικό σου
1) Διαχείριση χρόνου (time management)
Η διαχείριση χρόνου (time-management) είναι μια από τις βασικότερες οργανωτικές δεξιότητες. Με σωστή διαχείριση χρόνου, μπορείς να οργανώσεις έξυπνα το πρόγραμμα των εργασιών σου και να το τηρήσεις, καθώς και να διαχειριστείς την ενέργειά σου.
Πώς να αναπτύξεις τη δεξιότητα διαχείρισης χρόνου
- Χρησιμοποίησε εργαλεία διαχείρισης χρόνου (π.χ. ψηφιακά ημερολόγια, timers)
- Χώρισε μεγάλα projects σε μικρότερα βήματα
- Εφάρμοσε την τεχνική Pomodoro για να συγκεντρωθείς και να αποφύγεις την αναβλητικότητα
2) Προγραμματισμός
Η δεξιότητα του προγραμματισμού σου επιτρέπει να δημιουργείς ρεαλιστικά, αποδοτικά προγράμματα για εσένα και την ομάδα σου, τα οποία μπορείτε πραγματικά να υλοποιήσετε στον χρόνο που ορίσατε, και να φέρετε τα επιθυμητά αποτελέσματα.
Πώς να αναπτύξεις τη δεξιότητα του προγραμματισμού
- Κατάρτισε λίστες στόχων με σαφή χρονοδιαγράμματα
- Χρησιμοποίησε Gantt charts ή Kanban boards για οπτικοποίηση των εργασιών
- Έλεγξε τακτικά την πρόοδο και αναπροσάρμοσε το πλάνο, αν χρειάζεται
3) Στοχοθέτηση (Goal Setting)
Το να μπορείς να βάζεις έξυπνους στόχους είναι μία σημαντική δεξιότητα που θα σε βοηθήσει σε κάθε πτυχή της ζωής σου. Είναι σημαντικό οι στόχοι που βάζεις, πέρα από SMART, να είναι ουσιαστικοί και σε έναν βαθμό ακόμα και δύσκολοι, ώστε να έχεις μεγαλύτερο κίνητρο να τους πετύχεις. Αν θέλεις να εργάζεσαι οργανωμένα, θέσε καθημερινούς, εβδομαδιαίους, αλλά και μακροχρόνιους στόχους.
Πώς να αναπτύξεις τη δεξιότητα της στοχοθέτησης
- Χρησιμοποίησε το μοντέλο SMART στόχων (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound)
- Κατέγραψε τους στόχους. Απλά και μόνο γράφοντας τους στόχους σου αυξάνεις τις πιθανότητες να τους πετύχεις
- Παρακολούθησε την πρόοδο και γιόρτασε τις μικρές επιτυχίες
4) Ιεράρχηση προτεραιοτήτων
Απλά και μόνο η σειρά στην οποία ολοκληρώνουμε τις εργασίες μας, διαχωρίζει τους “μέτριους” από τους “εξαιρετικούς”. Πολλές φορές στην καθημερινότητά μας, αναλωνόμαστε σε εργασίες που δεν είναι τόσο σημαντικές, αλλά μπορούν να ολοκληρωθούν γρήγορα. Έτσι, αναβάλλουμε τα σημαντικότερα tasks που χρειάζονται χρόνο, ενώ αυτά είναι που στην πραγματικότητα θα φέρουν τα επιθυμητά αποτελέσματα. Πρέπει να αναπτύξουμε τη δεξιότητα του να εστιάζουμε την προσοχή μας εκεί που μετράει.
Θα προκύπτουν και εργασίες που δεν είναι τόσο σημαντικές αλλά πρέπει να ολοκληρωθούν σύντομα, όμως δεν πρέπει να αποσπούν από τους βασικότερους στόχους.
Πώς να αναπτύξεις τη δεξιότητα της προτεραιοποίησης
- Χρησιμοποίησε τη μήτρα Eisenhower (Επείγον-Σημαντικό) για να κατηγοριοποιείς καθήκοντα
- Διαχώρισε τις δουλειές σε «πρέπει τώρα», «μπορούν να περιμένουν», «μπορούν να ανατεθούν»
- Αναθεώρησε συχνά τη λίστα σου καθώς οι συνθήκες αλλάζουν
5) Ανάθεση αρμοδιοτήτων
Δεν θα μπορείς πάντα να τα κάνεις όλα μόνος σου και αυτό είναι οκ. Το κλειδί είναι να μπορείς να αναγνωρίζεις ποιες εργασίες πρέπει να αναθέσεις, και ποια είναι τα κατάλληλα άτομα για να τις φέρουν εις πέρας.
Πώς να αναπτύξεις τη δεξιότητα της ανάθεσης αρμοδιοτήτων
- Αναγνώρισε τις ικανότητες και τα ενδιαφέροντα των μελών της ομάδας
- Μάθε να εμπιστεύεσαι και να δίνεις αυτονομία στους συνεργάτες σου
- Αξιολόγησε τα αποτελέσματα και δώσε εποικοδομητικό feedback
6) Προσοχή στη λεπτομέρεια
Μπορείς να εντοπίσεις ένα μικρό ορθογραφικό λάθος μέσα σε μία παράγραφο 150 λέξεων; Μπορείς να εντοπίσεις το λάθος σε κώδικα με εκατοντάδες γραμμές; Αυτή είναι η δεξιότητα της προσοχής στη λεπτομέρεια και μπορεί να κρίνει πόσο αποτελεσματικά και γρήγορα κάνεις τη δουλειά σου.
Πώς να αναπτύξεις την προσοχή στη λεπτομέρεια
- Απέφυγε τους περισπασμούς και την εναλλαγή μεταξύ tasks
- Συγκεντρώσου πλήρως στο task της κάθε στιγμής
- Χρησιμοποίησε checklists για να μην παραλείπεις σημαντικά βήματα
- Έλεγχε καλά το τελικό αποτέλεσμα πριν την παράδοση
7) Προσαρμοστικότητα
Πολλές φορές τα πράγματα δεν πηγαίνουν όπως περιμέναμε στη δουλειά. Μπορεί να αλλάξουν οι συνθήκες και οι απαιτήσεις ενός project και να χρειαστεί να αναλάβεις διαφορετικά ή και περισσότερα tasks. Αν είσαι ικανός να ανταπεξέλθεις αποτελεσματικά στις νέες απαιτήσεις, σημαίνει πως διαθέτεις τη δεξιότητα της προσαρμοστικότητας.
Πώς να αναπτύξεις τη δεξιότητα της προσαρμοστικότητας
- Να είσαι ανοιχτός σε καινούριες ιδέες και τεχνολογίες
- Να θέτεις ρεαλιστικές προσδοκίες από τον εαυτό σου όταν αλλάζουν οι συνθήκες
- Ξέχνα αυτό που έγινε στο παρελθόν και επικεντρώσου στις προκλήσεις που έχεις μπροστά σου
8) Λήψη αποφάσεων
Η λήψη αποφάσεων είναι μία από τις σημαντικότερες οργανωτικές δεξιότητες που μπορείς να κατέχεις. Ένας καλά οργανωμένος εργαζόμενος αναλύει όλα τα δεδομένα, εξετάζει τις εναλλακτικές επιλογές και επιλέγει αυτήν που κρίνει το πιθανότερο να φέρει τα επιθυμητά αποτελέσματα. Σημαντικό κομμάτι της λήψης αποφάσεων είναι η έμπρακτη υποστήριξη και η εφαρμογή της απόφασης που λήφθηκε.
Πώς να αναπτύξεις τη δεξιότητα της λήψης αποφάσεων
- Συγκέντρωσε όλα τα διαθέσιμα στοιχεία πριν αποφασίσεις
- Εμπιστεύσου την κρίση σου, αλλά ζήτα και τη γνώμη από άλλους ειδικούς
- Μην αργείς να παίρνεις αποφάσεις
- Υποστήριξε πάντα τις αποφάσεις σου, αλλά να είσαι πάντα ανοιχτός στο feedback και σε αλλαγή πλάνου εφόσον κριθεί απαραίτητο
Πώς να χρησιμοποιήσεις τις οργανωτικές δεξιότητες στο βιογραφικό σου
Εάν διαθέτεις τις παραπάνω δεξιότητες, είναι σημαντικό να τις αναδείξεις κατάλληλα στο βιογραφικό σου, με τους παρακάτω τρόπους:
1) Δώσε παραδείγματα
Δείξε με παραδείγματα τις οργανωτικές δεξιότητες που κατέχεις. Μπορείς π.χ. στην ενότητα της εργασιακής ή εθελοντικής σου εμπειρίας, να γράψεις: “οργάνωσα με επιτυχία 5 εκδηλώσεις του οργανισμού” ή “συντόνισα αποτελεσματικά μία ομάδα 12 ατόμων”.
2) Χρησιμοποίησε τα κατάλληλα keywords
Τοποθέτησε λέξεις κλειδιά που σχετίζονται με τις οργανωτικές δεξιότητες σε σημεία όπως το προφίλ, οι δεξιότητες ή η εμπειρία. Λέξεις όπως “τήρηση προθεσμιών¨ και “διαχείριση πόρων” μπορούν να αναδείξουν τις οργανωτικές σου δεξιότητες.
3) Κάνε αναφορά στο προφίλ
Το προφίλ, ή αλλιώς η περίληψη, είναι ένα εξαιρετικό σημείο για να προβάλεις τις οργανωτικές σου δεξιότητες. Μπορείς να το κάνεις χρησιμοποιώντας λέξεις και φράσεις όπως π.χ. “προσηλωμένος στους στόχους” ή “αξιόπιστος”.
10 επαγγέλματα που χρειάζονται τις οργανωτικές δεξιότητες
1) Project Manager
Αν ένα και μόνο επάγγελμα χρειαζόταν οργανωτικές δεξιότητες, θα ήταν αυτό του project manager. Η δουλειά του είναι κυριολεκτικά να οργανώνει ένα ολόκληρο project και να διασφαλίζει ότι ολοκληρώνεται με επιτυχία. Να θέτει τους στόχους, να αναθέτει αρμοδιότητες στα κατάλληλα άτομα, να φτιάχνει το χρονοδιάγραμμα και να παίρνει αποφάσεις.
Αν στοχεύεις θέσεις project manager, οι οργανωτικές δεξιότητες είναι must για το βιογραφικό σου και κυρίως για την καθημερινή εργασία σου!
2) Manager
Οι οργανωτικές δεξιότητες είναι κρίσιμες και για το επάγγελμα του manager. Ο manager χρειάζεται και αυτός τις περισσότερες οργανωτικές δεξιότητες, όπως η στοχοθέτηση, ο προγραμματισμός και η λήψη αποφάσεων.
Για τον manager σημαντική είναι και η ιεράρχηση προτεραιοτήτων, για να μπορεί αντίστοιχα να αναθέτει και με έξυπνο τρόπο αρμοδιότητες, στο κατάλληλο χρονικό διάστημα.
3) Γραμματέας
Ο γραμματέας εργάζεται σε ένα περιβάλλον γεμάτο εκκρεμότητες, προθεσμίες, email, τηλεφωνήματα και «εκρήξεις» απρόβλεπτων ζητημάτων που πρέπει να επιλυθούν άμεσα. Η προσαρμοστικότητα είναι το κλειδί για να ανταπεξέλθει σε αυτά τα κύματα εργασίας.
Επιπλέον, η προσοχή στη λεπτομέρεια διασφαλίζει ότι κανένα σημαντικό έγγραφο δεν θα χαθεί μέσα σε στοίβες χαρτιών.
4) Στέλεχος Μάρκετινγκ
Το στέλεχος μάρκετινγκ προσπαθεί να διαχειριστεί μια πληθώρα από κανάλια επικοινωνίας, να συντονίσει δράσεις online και offline, και παράλληλα να παρακολουθεί ανταγωνιστές και αγορές. Χρειάζεται πρωτίστως στοχοθέτηση, για να καθορίσει ποια καμπάνια στοχεύει σε ποιους πελάτες και με ποια μηνύματα.
Έπειτα, με την προσεκτική ιεράρχηση προτεραιοτήτων, εξασφαλίζει ότι τα πιο σημαντικά λανσαρίσματα προϊόντων ή οι πιο κρίσιμες ενέργειες προώθησης δεν μένουν πίσω.
Η προσοχή στη λεπτομέρεια τον προστατεύει από λάθη σε περιεχόμενο, ενώ η ανάθεση αρμοδιοτήτων σε designers, copywriters ή social media managers εξασφαλίζει ότι κανείς δεν πνίγεται σε φορτία εργασίας που δεν του αναλογούν.
5) Στέλεχος Εφοδιαστικής Αλυσίδας
Σε αντίθεση με τον ρόλο του υπεύθυνου logistics, το στέλεχος εφοδιαστικής αλυσίδας βλέπει την εικόνα από ψηλά, οργανώνοντας ολόκληρη την αλυσίδα προμηθειών: από τη στρατηγική προμήθεια πρώτων υλών έως τη διανομή τελικών προϊόντων. Κάθε απόφαση απαιτεί ζύγισμα πόρων, χάραξη ξεκάθαρων στόχων και συνεχή αναπροσαρμογή πλάνων.
Η προσαρμοστικότητα εδώ παίζει μεγάλο ρόλο, καθώς ακόμα και μια καθυστέρηση σε έναν κρίκο της αλυσίδας μπορεί να οδηγήσει σε ανακατανομή πόρων ή νέα συμφωνία με προμηθευτές.
Ιδιαίτερα κρίσιμη είναι και η ικανότητα λήψης αποφάσεων: το στέλεχος εφοδιαστικής αλυσίδας πρέπει να ζυγίζει χρόνο, κόστος και ποιότητα, ώστε η ροή των προϊόντων να παραμένει σταθερή και η επιχείρηση ανταγωνιστική.
6) Αρχισυντάκτης
Ο αρχισυντάκτης σε ένα μέσο ενημέρωσης δεν διαβάζει απλώς κείμενα, αλλά διαμορφώνει τη στρατηγική του συντακτικού περιεχομένου. Εδώ, ο προγραμματισμός και η στοχοθέτηση είναι κρίσιμα: τι θα δημοσιευθεί, πότε, και για ποιο κοινό;
Με τη σωστή διαχείριση πόρων, αξιοποιεί δημοσιογράφους και συνεργάτες σύμφωνα με τα δυνατά τους σημεία, ενώ παράλληλα η προσαρμοστικότητα παίζει ρόλο, καθώς τα θέματα της επικαιρότητας ανατρέπουν συχνά τα αρχικά πλάνα.
Εάν η προθεσμία καίει, η προσοχή στη λεπτομέρεια θα αποτρέψει ορθογραφικά ή πραγματολογικά λάθη. Κάθε απόφαση για το ποιο άρθρο θα προταχθεί ή ποιος συντάκτης θα αναλάβει ένα σημαντικό έργο, είναι ένα τεστ οργανωτικών δεξιοτήτων.
7) Δικηγόρος
Ο δικηγόρος δεν περιορίζεται μόνο στο να γνωρίζει νόμους και νομικές αρχές. Πίσω από κάθε υπόθεση, υπάρχει η ανάγκη συγκέντρωσης και ταξινόμησης άπειρων πληροφοριών: έγγραφα, μαρτυρίες, προηγούμενες αποφάσεις και νομολογίες.
Ο προγραμματισμός καθορίζει τη στρατηγική που θα ακολουθήσει: από το πότε θα κατατεθούν έγγραφα στο δικαστήριο, μέχρι το ποια επιχειρήματα θα χρησιμοποιηθούν σε κάθε στάδιο της δίκης.
Η προσαρμοστικότητα επιτρέπει στον δικηγόρο να αλλάξει τακτική αν προκύψουν νέα στοιχεία ή αν το δικαστήριο πάρει απροσδόκητη τροπή.
Όταν πρόκειται να αναλύσει τα δεδομένα και να επιλέξει τη σωστή νομική προσέγγιση, η λήψη αποφάσεων παίζει κρίσιμο ρόλο.
8) Λογιστής
Στο επάγγελμα του λογιστή η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι απαραίτητη, καθώς ένα μικρό σφάλμα σε μια καταχώρηση μπορεί να δημιουργήσει αλυσιδωτά προβλήματα.
Ο σωστός προγραμματισμός του επιτρέπει να τηρεί φορολογικές προθεσμίες, να οργανώνει τα βιβλία της εταιρείας και να προετοιμάζει οικονομικές αναφορές στην ώρα τους.
Σε περιόδους που αλλάζει η νομοθεσία ή οι συνθήκες της αγοράς, η προσαρμοστικότητα και η ικανότητα λήψης αποφάσεων μετατρέπουν τον λογιστή σε αξιόπιστο σύμβουλο, που δεν περιορίζεται μόνο στην καταχώρηση εγγραφών.
9) Δάσκαλος
Ο δάσκαλος χρειάζεται σαφή στοχοθέτηση για να ορίσει τι ακριβώς θα μάθουν οι μαθητές, και προσεκτικό προγραμματισμό για να σχεδιάσει δομημένα μαθήματα που καλύπτουν τα πιο κρίσιμα σημεία της ύλης.
Η προσοχή στη λεπτομέρεια και η λήψη αποφάσεων παίζουν επίσης σημαντικό ρόλο, από τη δημιουργία υλικού μέχρι την αντιμετώπιση δυσκολιών στην τάξη.
10) Προγραμματιστής
Ο προγραμματιστής ορίζει ξεκάθαρους στόχους για τις λειτουργίες που θα υλοποιήσει, οργανώνει το έργο του με καθαρό προγραμματισμό και ιεράρχηση προτεραιοτήτων, ώστε να γνωρίζει ποια features προηγούνται.
Με την ανάθεση αρμοδιοτήτων σε ειδικούς (front-end, back-end, QA) κερδίζει σε αποτελεσματικότητα, ενώ η προσαρμοστικότητά του φανερώνεται όταν απαιτούνται αλλαγές λόγω νέων απαιτήσεων.
Η προσοχή στη λεπτομέρεια αποτρέπει σφάλματα στον κώδικα, ενώ η λήψη αποφάσεων τον βοηθά να επιλέξει τις σωστές τεχνολογίες και μεθόδους ανάπτυξης.
Όπως πάντα είναι κρίσιμο στο βιογραφικό να είμαστε ειλικρινείς. Μην βάλεις οργανωτικές δεξιότητες στο βιογραφικό σου αν δεν τις κατέχεις πραγματικά.
Δωρεάν Οδηγός + Πρότυπο για το βιογραφικό σου
Θέλεις να μάθεις περισσότερα για τα βιογραφικά και να αποκτήσεις ένα έτοιμο, ελκυστικό πρότυπο; Ή θέλεις να μάθεις πώς να βρεις την πρώτη σου δουλειά; Η βιβλιοθήκη του Unireview τα έχει όλα αυτά, δωρεάν!
Το μόνο που έχεις να κάνεις για να τα αποκτήσεις, είναι να αξιολογήσεις τη σχολή σου. Έτσι, βοηθάς χιλιάδες μαθητές κάθε χρόνο να διαλέξουν την ιδανική σχολή για αυτούς, ενώ παράλληλα αποκτάς πολύτιμες συμβουλές που θα σε βοηθήσουν στην εύρεση εργασίας. Τι περιμένεις;
