Ο event manager αναλαμβάνει τη διοργάνωση, το συντονισμό και την επιτυχή υλοποίηση εκδηλώσεων, όπως συνέδρια, εταιρικές συναντήσεις, γάμους, εκθέσεις και φεστιβάλ. Συνδυάζοντας δημιουργικότητα, οργανωτικές ικανότητες και εξαιρετική επικοινωνία, ο event manager είναι υπεύθυνος για την επίβλεψη κάθε πτυχής μιας εκδήλωσης, διασφαλίζοντας ότι οι καλεσμένοι έχουν μια αξέχαστη εμπειρία και ότι ο πελάτης πετυχαίνει τους στόχους του. Η ικανότητα να λύνει απρόβλεπτα ζητήματα άμεσα, να συνεργάζεται με προμηθευτές και να διαχειρίζεται με ακρίβεια τον προϋπολογισμό καθιστά τον event manager βασικό «κλειδί» σε κάθε επιτυχημένο γεγονός.
Αρμοδιότητες: Τι κάνει ένας event manager;
Σχεδιασμός και Διαμόρφωση του Concept Εκδήλωσης
Συζητά με τον πελάτη για τους στόχους, το ύφος και το θέμα της εκδήλωσης, δημιουργώντας ένα συνολικό σχέδιο (concept) που ταιριάζει στο κοινό και τον προϋπολογισμό.Δημιουργία και Διαχείριση Προϋπολογισμού
Υπολογίζει τα πιθανά έξοδα και έσοδα (αν υπάρχουν), παρακολουθεί τις δαπάνες, διαπραγματεύεται τιμές με προμηθευτές και κάνει αναπροσαρμογές για τη μέγιστη απόδοση του κόστους.Συντονισμός Προμηθευτών και Συνεργατών
Επιλέγει χώρους, caterers, εξοπλισμό ήχου και φωτισμού, μεταφορές, διακοσμητές, προσωπικό υποστήριξης και διαχειρίζεται τη μεταξύ τους συνεργασία.Εκπόνηση Χρονοδιαγράμματος και Λιστών Ελέγχου
Καταρτίζει λεπτομερή χρονοδιάγραμμα για την προετοιμασία και την ημέρα της εκδήλωσης, οργανώνει ομάδες εργασίας και καταρτίζει λίστες ελέγχου (checklists) για όλα τα στάδια.Διαχείριση Επικοινωνίας και Μάρκετινγκ
Εάν πρόκειται για δημόσιες ή εμπορικές εκδηλώσεις, συνεργάζεται με τμήματα marketing ή PR, προωθώντας τη διοργάνωση μέσω διαδικτυακών και παραδοσιακών καναλιών.Επίβλεψη της Εκδήλωσης σε Πραγματικό Χρόνο
Την ημέρα της εκδήλωσης, φροντίζει για τη ροή του προγράμματος, συντονίζει το προσωπικό, επιλύει έκτακτα ζητήματα και φροντίζει να τηρούνται τα χρονοδιαγράμματα.Αξιολόγηση και Ανατροφοδότηση
Μετά το πέρας της εκδήλωσης, συγκεντρώνει απόψεις από τον πελάτη, τους συμμετέχοντες και τους συνεργάτες, βγάζει συμπεράσματα και παρουσιάζει οικονομικό και δημιουργικό απολογισμό.
Δεξιότητες που χρειάζεται ένας event manager
Οργανωτικές Ικανότητες
Αναλαμβάνει πολλαπλές εργασίες ταυτόχρονα, τηρεί χρονοδιαγράμματα, προτεραιοποιεί εκκρεμότητες και κατανέμει τους πόρους με αποτελεσματικότητα.Δημιουργικότητα και Ευελιξία
Σχεδιάζει εκδηλώσεις με πρωτότυπα στοιχεία, προσαρμόζεται σε μεταβαλλόμενες συνθήκες, προσφέροντας ιδιαίτερες εμπειρίες που ξεχωρίζουν.Επικοινωνία και Διαπραγμάτευση
Συνδιαλέγεται με πελάτες, προμηθευτές και συνεργάτες, κλείνει συμφωνίες σε συμφέρουσες τιμές, λύνει παρεξηγήσεις και παρουσιάζει ιδέες με πειστικότητα.Διαχείριση Προϋπολογισμού
Εκτιμά κόστη, ελέγχει έξοδα, αναζητά χορηγίες ή συνεργασίες και παρακολουθεί στενά την οικονομική διάσταση της εκδήλωσης.Επίλυση Προβλημάτων σε Πραγματικό Χρόνο
Ανταποκρίνεται γρήγορα σε απρόβλεπτες καταστάσεις (καθυστερήσεις, τεχνικά προβλήματα), προτείνοντας άμεσες λύσεις με ψυχραιμία και ακρίβεια.Γνώση Τεχνολογίας και ΜΜΕ
Χρησιμοποιεί λογισμικά διαχείρισης projects, social media, ψηφιακές πλατφόρμες προσκλήσεων και άλλα τεχνολογικά εργαλεία για τη διευκόλυνση του event planning.Συναισθηματική Νοημοσύνη και Ομαδικό Πνεύμα
Κατανοεί τις ανάγκες και τις αντιδράσεις των άλλων, συνεργάζεται αρμονικά με ομάδες, εμψυχώνει και κατευθύνει ανθρώπους προς έναν κοινό στόχο.
Που μπορεί να εργαστεί ένας event manager
- Εταιρείες Διοργάνωσης Εκδηλώσεων (Event Agencies)
Σχεδιάζει και υλοποιεί εκδηλώσεις για ποικίλους πελάτες, από εταιρικά συνέδρια έως μουσικά φεστιβάλ και γάμους. - Τμήματα Marketing και PR Εταιρειών
Αναλαμβάνει εσωτερικές εκδηλώσεις ή συμμετέχει σε εμπορικές εκθέσεις και συνέδρια που προβάλλουν τα προϊόντα και τις υπηρεσίες της εταιρείας. - Ξενοδοχεία και Συνεδριακά Κέντρα
Δίνει λύσεις και συντονίζει συναντήσεις, γάμους, εταιρικές εκδηλώσεις, φροντίζοντας για τους χώρους, το catering και τη διαμονή των συμμετεχόντων. - Δημόσιες Υπηρεσίες και ΜΚΟ
Οργανώνει πολιτιστικές, κοινωνικές ή φιλανθρωπικές εκδηλώσεις, σε συνεργασία με τοπικές αρχές, υπουργεία, πρεσβείες ή μη κερδοσκοπικούς οργανισμούς. - Πολιτιστικοί Φορείς και Χώροι Αναψυχής
Σχεδιάζει εκθέσεις, φεστιβάλ, θεματικές εκδηλώσεις σε μουσεία, galleries ή θεματικά πάρκα, εστιάζοντας στο δημιουργικό περιεχόμενο και την εμπειρία των επισκεπτών. - Ελεύθερη Επαγγελματική Δράση (Freelance)
Παρέχει υπηρεσίες συμβουλευτικής και εκτέλεσης event planning σε ποικίλους πελάτες, διαμορφώνοντας το δικό του δίκτυο συνεργατών και προμηθευτών.
