Ο υπεύθυνος κρατήσεων (Reservations Manager) αναλαμβάνει την οργάνωση και τη διαχείριση του συστήματος κρατήσεων σε ένα ξενοδοχείο ή μια τουριστική επιχείρηση. Μέσα από την αλληλεπίδρασή του με τους πελάτες, τους συνεργάτες και τα εσωτερικά τμήματα, εξασφαλίζει ότι οι κρατήσεις διαχειρίζονται με ακρίβεια, αποδοτικότητα και απόλυτο συντονισμό. Επιπλέον, ελέγχει τη διαθεσιμότητα δωματίων ή υπηρεσιών, τη σωστή λειτουργία των καναλιών πώλησης και τις πολιτικές τιμολόγησης, συμβάλλοντας καθοριστικά στην οικονομική βιωσιμότητα και στην ικανοποίηση των επισκεπτών.
Αρμοδιότητες: Τι κάνει ένας υπεύθυνος κρατήσεων (reservations manager);
Διαχείριση Συστήματος Κρατήσεων
Χειρίζεται εξειδικευμένο λογισμικό (PMS, channel manager κ.λπ.), καταχωρίζει στοιχεία πελατών, ελέγχει τη διαθεσιμότητα των δωματίων ή θέσεων και φροντίζει για την ομαλή ροή δεδομένων.Επίβλεψη Τιμολογιακής Πολιτικής
Παρακολουθεί τα επίπεδα ζήτησης, εφαρμόζει δυναμικές τιμολογιακές στρατηγικές, προωθεί προσφορές και εκπτώσεις και συνεργάζεται με το τμήμα πωλήσεων για τη βέλτιστη τιμή.Ενημέρωση για Κρατήσεις και Διαθεσιμότητα
Επικοινωνεί με το τμήμα υποδοχής (reception), τη διεύθυνση, την ομάδα housekeeping και άλλα σχετικά τμήματα, ώστε να γνωρίζουν την ακριβή πληρότητα και τις ειδικές ανάγκες των πελατών.Διαχείριση Πελατών και Συνεργατών
Επικοινωνεί με πελάτες για επιβεβαίωση, αλλαγές ή ακυρώσεις κρατήσεων, χειρίζεται αιτήματα από συνεργαζόμενα τουριστικά πρακτορεία, διαδικτυακές πλατφόρμες (OTAs) και εταιρικούς πελάτες.Επίλυση Προβλημάτων και Ειδικών Αιτημάτων
Διαχειρίζεται περιπτώσεις διπλοκράτησης, αναβαθμίσεις, προτιμήσεις δωματίων και εκκρεμή αιτήματα, επιδιώκοντας την καλύτερη δυνατή εμπειρία για τον πελάτη.Ανάλυση Στατιστικών και Αναφορών
Παρέχει αναφορές πληρότητας, προβλέψεις κρατήσεων, ημερήσια ή μηνιαία έσοδα και συνεργάζεται με τη διοίκηση για τη βελτίωση της στρατηγικής πωλήσεων.Εκπαίδευση και Εποπτεία Ομάδας
Σε μεγαλύτερες επιχειρήσεις, καθοδηγεί και εκπαιδεύει το προσωπικό κρατήσεων (reservation agents), ορίζει στόχους και επιβλέπει τη συνέπεια στους εταιρικούς κανόνες.
Δεξιότητες που χρειάζεται ένας υπεύθυνος κρατήσεων
Άριστες Επικοινωνιακές Δεξιότητες
Χειρίζεται ευγενικά και αποτελεσματικά την τηλεφωνική, ηλεκτρονική ή δια ζώσης επικοινωνία με πελάτες και συνεργάτες, εξηγεί πολιτικές ακύρωσης και όρους χρήσης με σαφήνεια.Οργανωτικές Ικανότητες
Συντονίζει πλήθος κρατήσεων, αποφεύγει λάθη και καθυστερήσεις, ακολουθεί με συνέπεια εσωτερικές διαδικασίες και πρωτόκολλα.Γνώση Ξενοδοχειακού Λογισμικού
Χρησιμοποιεί συστήματα PMS (Property Management System), channel managers και online πλατφόρμες, εξασφαλίζοντας ακριβή πληροφόρηση σε πραγματικό χρόνο.Ικανότητα Διαπραγμάτευσης
Συνεργάζεται με ταξιδιωτικούς πράκτορες, εταιρείες και OTAs, εξασφαλίζοντας συμφέρουσες συμφωνίες, προωθώντας τα συμφέροντα του ξενοδοχείου και ταυτόχρονα ικανοποιώντας τους πελάτες.Προσανατολισμός στον Πελάτη
Κατανοεί τις προσδοκίες του πελάτη, προσφέρει εξατομικευμένες λύσεις, χειρίζεται παραπονούμενους πελάτες με διπλωματία και ταχύτητα.Στρατηγική Σκέψη και Ευελιξία
Παρακολουθεί τις τάσεις της αγοράς, προσαρμόζεται σε περιόδους υψηλής ή χαμηλής ζήτησης και συμβάλλει στη δυναμική τιμολόγηση και στην ανάπτυξη νέων προγραμμάτων.Διαρκής Εκπαίδευση
Ενημερώνεται για νέες τεχνολογίες, υιοθετεί βέλτιστες πρακτικές εξυπηρέτησης πελατών και εξοικειώνεται με εξελίξεις στον χώρο της φιλοξενίας.
Που μπορεί να εργαστεί ένας reservations manager
Ξενοδοχειακές Μονάδες
Σε μεγάλα ή boutique ξενοδοχεία, αλυσίδες ή ανεξάρτητα καταλύματα, αναλαμβάνοντας τον πλήρη έλεγχο του τμήματος κρατήσεων και εσόδων.Τουριστικά Πρακτορεία (Travel Agencies)
Συντονίζει κρατήσεις για πακέτα διακοπών, εκδρομές, ομαδικές κρατήσεις (group bookings) και συνεργάζεται με ξενοδοχειακούς προμηθευτές.Online Travel Agencies (OTAs)
Εργάζεται σε ψηφιακές πλατφόρμες κρατήσεων, σχεδιάζει διαδικασίες και υποστηρίζει την ηλεκτρονική εξυπηρέτηση πελατών και προμηθευτών.Κρουαζιερόπλοια και Εταιρείες Διαχείρισης Αναψυχής
Διαχειρίζεται τις κρατήσεις σε καμπίνες, καταλύματα σε θεματικά πάρκα ή άλλες μορφές ψυχαγωγικής φιλοξενίας.Αεροπορικές και Ναυτιλιακές Εταιρείες
Σε τμήματα κρατήσεων θέσεων, εφαρμογή τιμολογιακών πολιτικών ή διαχείριση ειδικών αιτημάτων ταξιδιωτών.Συνεργασία με Τουριστικά Κέντρα και Φεστιβάλ
Φροντίζει την οργάνωση διαμονής για συνέδρια, πολιτιστικές εκδηλώσεις ή αθλητικές διοργανώσεις, σε συνεργασία με τοπικούς φορείς.
